La Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue, depuis sa mise en place en 2016, l’outil incontournable pour les entreprises et les salariés. En centralisant l’ensemble des informations sociales, elle permet de faciliter la gestion des obligations déclaratives et de réduire le risque d’erreurs. Qu’est-ce que la DSN ? Comment fonctionne-t-elle et quels sont ses avantages pour les entreprises et les salariés ? Cet article vous propose un éclairage complet sur cet outil qui révolutionne la gestion des données sociales.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration unique et mensuelle qui regroupe l’ensemble des informations sociales relatives aux salariés d’une entreprise. Elle a été instaurée par la loi de simplification du droit et des procédures administratives du 22 mars 2012. La DSN vise à remplacer la plupart des déclarations sociales préalablement effectuées par les employeurs, telles que les déclarations de cotisations sociales, les attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières ou encore les formulaires d’embauche et de fin de contrat.
Le fonctionnement de la DSN : une transmission unique et centralisée
La DSN s’appuie sur un système informatisé qui centralise l’ensemble des données sociales relatives aux salariés d’une entreprise. Les employeurs sont tenus de transmettre, chaque mois, une déclaration unique qui regroupe les informations nécessaires au calcul des cotisations sociales et à la gestion des droits des salariés. Cette transmission s’effectue par voie électronique via le site net-entreprises.fr.
La DSN est ensuite transmise aux différents organismes concernés, tels que l’Urssaf, les caisses de retraite complémentaire ou les mutuelles, qui en assurent le traitement. Ces organismes peuvent également utiliser les données de la DSN pour vérifier la conformité des entreprises avec leurs obligations légales et réglementaires.
Les avantages de la DSN pour les entreprises et les salariés
La mise en place de la Déclaration sociale nominative (DSN) présente plusieurs avantages tant pour les entreprises que pour les salariés :
- Simplification des démarches administratives : en remplaçant plusieurs déclarations sociales par une seule, la DSN permet de réduire considérablement le temps consacré à ces démarches par les entreprises. Selon une étude réalisée par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE), cette simplification représente un gain de temps d’environ 30% pour les entreprises.
- Réduction du risque d’erreurs : grâce à la centralisation des données sociales et à leur transmission unique, la DSN limite le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle ou aux différentes interprétations possibles des règles applicables. Cela permet également d’améliorer la qualité des informations transmises aux organismes concernés et de faciliter le contrôle de la conformité des entreprises.
- Amélioration de la gestion des droits des salariés : en permettant une transmission rapide et fiable des informations relatives aux salariés, la DSN contribue à améliorer la gestion de leurs droits sociaux, tels que les indemnités journalières, les prestations familiales ou les retraites complémentaires. Cela facilite également le suivi et l’accompagnement des salariés lors d’un changement de situation professionnelle, comme une embauche, un départ en congé parental ou une rupture de contrat.
Comment se préparer à la DSN ?
Pour être en mesure de respecter leurs obligations déclaratives dans le cadre de la DSN, les entreprises doivent mettre en place certaines actions :
- Identifier les données sociales à transmettre : cela nécessite une bonne connaissance des règles applicables en matière de cotisations sociales et des différents régimes auxquels l’entreprise est affiliée.
- Mettre en place un système informatisé adapté : la DSN s’appuie sur un format de fichier spécifique (le fichier XML) qui doit être compatible avec le logiciel de paie utilisé par l’entreprise. Il est donc essentiel de vérifier que ce dernier est à jour et conforme aux exigences techniques requises.
- Former les employés concernés : il est important que les personnes en charge de la gestion sociale au sein de l’entreprise soient formées à l’utilisation de la DSN et à ses enjeux. Des formations spécifiques sont proposées par différents organismes, tels que les centres de gestion agréés ou les organismes de formation professionnelle.
- Anticiper les éventuelles difficultés : la mise en place de la DSN peut représenter un changement important dans les pratiques et les habitudes de travail des entreprises. Il est donc essentiel d’anticiper les éventuelles difficultés liées à cette transition, notamment en prévoyant un accompagnement adapté pour les employés concernés.
La Déclaration sociale nominative (DSN) est aujourd’hui un outil incontournable pour la gestion des données sociales des entreprises et des salariés. En simplifiant les démarches administratives, en réduisant le risque d’erreurs et en améliorant la gestion des droits sociaux, elle constitue une avancée majeure dans le domaine de l’administration du travail et des relations entre employeurs et salariés.