Les frais kilométriques constituent une part importante des dépenses professionnelles. Leur gestion, souvent complexe et chronophage, peut être grandement facilitée grâce à l’automatisation. Comment fonctionne cette nouvelle approche et quels bénéfices en tirer ?
Pourquoi automatiser le suivi des frais kilométriques ?
Le suivi manuel des frais kilométriques présente plusieurs inconvénients majeurs. Il est fastidieux, tant pour les salariés que pour les gestionnaires, qui doivent remplir et vérifier de nombreux documents. De plus, il est sujet à erreurs, que ce soit dans la saisie des données ou dans leur traitement. Enfin, il peut engendrer des délais importants dans le remboursement des frais engagés par les employés.
L’automatisation du suivi permet d’éviter ces écueils en offrant une méthode de gestion plus rapide, plus précise et moins coûteuse en temps et en ressources humaines. Elle facilite également le travail de contrôle et d’audit, en centralisant les informations sur une plateforme unique et sécurisée.
Fonctionnement de l’automatisation du suivi des frais kilométriques
Plusieurs solutions existent pour automatiser le suivi des frais kilométriques. Parmi elles, on trouve notamment les applications mobiles dédiées ou les logiciels de gestion intégrée. Ces outils présentent des fonctionnalités variées, telles que :
- La saisie automatique des données (distance parcourue, motif du déplacement, etc.) grâce à la géolocalisation et au calcul d’itinéraires.
- Le calcul automatique des indemnités kilométriques, en se basant sur les barèmes légaux et les règles propres à chaque entreprise.
- La validation en temps réel des informations renseignées, pour éviter les erreurs et faciliter le contrôle par la hiérarchie.
- L’intégration avec d’autres outils, tels que les logiciels de comptabilité ou de paie, pour simplifier le traitement des données et leur exploitation.
Bénéfices de l’automatisation pour les salariés et les entreprises
L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente de nombreux avantages pour l’ensemble des acteurs concernés. Pour les salariés, elle permet :
- De gagner du temps dans la saisie et la justification de leurs frais professionnels.
- D’obtenir un remboursement plus rapide, grâce à un processus de validation accéléré.
- D’accéder facilement aux informations relatives à leurs frais kilométriques, pour suivre leur évolution et anticiper leurs besoins en matière de déplacement professionnel.
Pour les entreprises, l’automatisation du suivi des frais kilométriques offre :
- Un gain de temps et de productivité pour les gestionnaires, qui peuvent se consacrer à d’autres tâches.
- Une réduction des erreurs et des risques de fraude, grâce au contrôle en temps réel des données saisies.
- Une meilleure maîtrise des coûts liés aux déplacements professionnels, en facilitant l’analyse et l’optimisation des dépenses.
- Un atout pour la satisfaction et la fidélisation des employés, qui bénéficient d’un traitement plus rapide et transparent de leurs frais professionnels.
Exemple concret : l’application mobile Expensya
Pour illustrer les bénéfices de l’automatisation du suivi des frais kilométriques, prenons l’exemple de l’application mobile Expensya. Utilisée par plus de 5 000 entreprises dans le monde, elle permet :
- D’enregistrer automatiquement les déplacements professionnels grâce à la géolocalisation.
- D’attribuer un motif à chaque trajet effectué (rendez-vous client, formation, etc.).
- D’intégrer les données relatives aux déplacements dans un rapport de dépenses complet et personnalisable.
L’utilisation d’une telle solution a permis à une entreprise du secteur automobile d’économiser près de 30 % sur ses frais kilométriques en un an. Cet exemple témoigne du potentiel de l’automatisation pour la maîtrise des dépenses professionnelles.
Le suivi automatisé des frais kilométriques s’impose donc comme une solution d’avenir pour les entreprises désireuses d’optimiser leur gestion des dépenses professionnelles. En simplifiant et fiabilisant le processus de traitement, il contribue à améliorer la satisfaction des salariés et à renforcer le contrôle interne. Un atout majeur dans un contexte économique où chaque euro compte.